Je agenda koppelen
Stap 1: Open de agendakaart
Ga naar "Integraties" en open de kaart "Agenda: afspraken laten inplannen door de AI".
Stap 2: Kies je agenda
Klik op "Koppel Google Agenda" of "Koppel Microsoft Outlook (365)" en log in. Kies daarna bij "Agenda waarin afspraken komen" de juiste agenda.
Stap 3: Zet inplannen aan
Zet "AI mag afspraken inplannen" aan.
Is een knop grijs? Dan is die agendakoppeling voor jouw werkruimte nog niet vrijgegeven. Neem contact op als je hem wilt gebruiken.
Soorten afspraken en werktijden
Stap 1: Soorten afspraken
Voeg bij "Soorten afspraken" elk type toe met een naam, de duur, eventueel vrije tijd voor en na de afspraak, en een korte omschrijving voor de AI.
Stap 2: Werktijden
Stel per dag je "Werktijden" in, of zet een dag op "Gesloten".
Stap 3: Regels voor boeken
Kies hoeveel uur vooraf klanten minimaal moeten boeken, hoeveel dagen vooruit het maximaal mag, met welke stappen de starttijden lopen en in welke tijdzone.
Stap 4: Wat vraagt de AI
De naam vraagt de assistent altijd. Kies of hij ook om e-mailadres, telefoonnummer of reden van de afspraak vraagt.
Stap 5: Bevestigingen en kanalen
Kies of de klant een bevestiging met annuleerlink krijgt, of je team een melding krijgt, en via welke kanalen geboekt mag worden: websitechat en/of telefoon. Klik op "Opslaan".
Controleren en volgen
- Met "Toon vrije tijden" zie je welke tijden de assistent zou aanbieden.
- Onder "Recente afspraken via de AI" zie je wat er is geboekt.
Goed om te weten
- De assistent stelt twee of drie vrije tijden voor en boekt alleen na een duidelijke bevestiging van de klant.
- Dubbele boekingen worden voorkomen: de assistent kijkt in je agenda wanneer je bezet bent.
- Twilper leest alleen of je vrij of bezet bent, en maakt of verwijdert alleen de eigen afspraken.
- Er geldt een maximum aantal boekingen per gesprek en per dag, om misbruik te voorkomen.